IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM MICROEMPRESAS
Para
começar, você sabe o que é um Sistema de Informação? Caso sua resposta seja
positiva, fique a vontade para aproveitar o próximo parágrafo, mas caso seja
negativa, aqui vai o significado:
·
Um
Sistema de Informação (SI) pode ser definido como um modelo de processos. Esses
processos são responsáveis por juntar, armazenar, processar e transmitir dados
que serão relevantes para uma organização, tornando as informações obtidas
úteis, para que em conjunto atinjam o objetivo principal do projeto trabalhado.
Agora
que todos nós já sabemos o que é um SI fica mais fácil contextualizar a
necessidade da sua implantação dentro das organizações. Muitos associam o SI
apenas ao mundo informatizado, onde a conexão das informações é mais fácil e
interativa (uma boa parte se deve a internet). Porém, os Sistemas de Informação
surgiram antes da popularização dos computadores (informática em geral), e se
baseavam em técnicas de arquivamento e retomada de informações de arquivos
extensos. Antigamente, existia uma pessoa responsável para organizar os dados,
registrar, listar e retomá-los quando fosse solicitado. Era um método simples,
mas que demandava muito esforço organizar, atualizar e recuperar. Além disso,
as informações que eram armazenadas em papel não facilitavam a junção e análise
de dados, sendo uma tarefa pouco otimizada e propensa a erros (pois podem
envolver várias pessoas no processo e isso aumenta ainda mais a probabilidade
de falhas). Esse foi um período simples, mas que foi essencial para a evolução
do que temos contato hoje e que teremos no futuro, já que estamos tratando de
tecnologia e ela está em constante transformação.
Agora,
para podermos contextualizar mais ainda com o nosso principal tema, talvez seja
interessante nos ligarmos em um dado da nossa atual realidade. Confira o
gráfico abaixo:
A
taxa de desemprego no Brasil, no trimestre encerrado em agosto deste ano
(2017), ficou em 12,6%. Mesmo sendo uma parcela alta de desempregados, houve
uma queda quando comparado ao trimestre encerrado em maio, que tinha ficado em
13,3%%, sendo esses dados extraídos do Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatística (IBGE). Esse aumento da população ocupada foi diretamente
influenciado pelo aumento do mercado de trabalho informal, onde mais da metade
da porcentagem de crescimento de empregos criados (cerca de 1,4 milhões de
pessoas) se deu sem carteira assinada ou foram criados por conta própria.
Interessante,
não? Diante da crise nacional, muitos brasileiros buscam novas alternativas de
sustento.
Com
todo esse embasamento e com a existência da necessidade competitiva cada vez
maior entre as organizações, a implantação dos Sistemas de Informação está cada
vez mais difundida, já que a praticidade de análise e utilização de dados de forma
mais prática se relaciona diretamente com o ditado “tempo é dinheiro”, que
certamente você já ouviu em algum momento da vida.
.
É
com essa deixa que será abordado a importância da Implantação dos Sistemas de
Informação em microempresas, que muitas vezes surgem como opção para o
desemprego e outras eventualidades.
Mesmo
microempresas serem muito importantes no contexto econômico do Brasil, uma
grande parcela dessas organizações não consegue ser competitiva para se fixarem
no mercado de trabalho. Isso se dá principalmente pela dificuldade que os gestores
têm na hora de tomar decisões. O sucesso de uma decisão tomada vai depender da
qualidade das informações obtidas, e que no caso, trata-se dos dados obtidos dos
Sistemas de Informação. Por isso, é muito importante investir em ferramentas
que tornem a obtenção de dados rápida e precisa, para que automaticamente sejam
úteis.
Alguns
problemas que dificultam visualizar os benefícios que a implantação de SI pode
gerar são: falta de dinheiro para financiar e/ou complementar itens; tempo para
preparação e treinamento de uso e falta de comprometimento. O que muitos
gestores não sabem ou não acreditam, é que se manter atualizado e adaptável ao
uso de recursos tecnológicos pode gerar uma vantagem competitiva considerável
no mercado de trabalho.
Realmente,
em sua maioria, implantar um SI é algo que foge da realidade de muitas
microempresas. Porém, planejamento atrelado à preparação pode ser a receita de
sucesso e ascensão dessas mesmas organizações que se mantém acanhadas ou
acomodadas em sua zona de conforto.
Mas
então, quais as vantagens de Implantação de um SI?
Considerando
planejamento e confiança por parte das empresas, de maneira geral podemos
catalogar os benefícios como: melhora na rotina da organização; maior controle
de estoques, localização de produtos, agilidade em processos de registros e cobranças;
utilização de relatórios gerados pelo SI, que reúne informações importantes
para analisar o andamento da empresa (como datas de pagamentos, atrasos, controle
financeiro, etc.). Além disso, podemos listar a diminuição de erros causados
por cálculos manuais, dificuldade em recuperação de informações anteriores,
perda de documentos, falta de anotações importantes e que em conjunto podem
gerar custos adicionais para o gestor (através de multas e transtornos por
prazos não atendidos, por exemplo).
Com
o SI é possível englobar todos os departamentos de uma microempresa, melhorando
o acompanhamento financeiro, contábil, além de controlar melhor o estoque, a
produção, as vendas, contato com fornecedores, prazos e obrigações em geral.
Até
aqui tudo uma maravilha, certo? Mas se ainda considerarmos o tema como sendo
uma microempresa também facilita o processo, pois podemos considerar a implantação
de um software sendo mais rápida e menos cara (quando comparada empresas de
médio e grande porte), além de demandar menos tempo para treinamentos e
habitualidade com o novo sistema.
Com
a Implantação de Sistemas de Informação ocorre:
Diminuição
de custos e riscos, maior controle sobre todas as operações da empresa, maior
controle de pedidos e interação com o cliente e fornecedores, padronização e
agilidade da produção, diminuição de fraudes e retrabalho, dentre outras
melhorias contínuas que vão sendo detectadas e adaptadas a cada organização em
particular, pois cada uma reserva suas características pessoais de atuação e
ordenamento.
E
aí, pronto para se planejar e começar a pensar na Implantação de um Sistema de
Informação dentro da sua empresa?
Para
finalizar com chave de ouro, deixarei dois artigos de fácil acesso com exemplos
práticos de implantação de SI em microempresas que foram monitoradas durante o
processo. Se até aqui não houve convencimento, talvez depois de ler uma
aplicação prática fique mais fácil visualizar os benefícios de aderir um SI.
Até
a próxima!
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